Cómo enviar email marketing que cumpla con la RGPD

La protección de los datos personales es una de las temáticas más importantes en la Unión Europea (UE)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una regulación europea dirigida a proteger los datos personales de los ciudadanos de la UE y que entró en vigencia el 25 de mayo de 2018.

La protección de los datos personales es una de las temáticas más importantes en la Unión Europea (UE). A diferencia de otros grandes países del mundo, como Estados Unidos o China, donde las obligaciones son menos rigurosas en este campo, Europa considera vital los datos personales y desarrolló una normativa más proteccionista que es de obligado cumplimiento desde mayo de 2018.

En concreto, el organismo europeo desarrolló el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), una regulación europea dirigida a proteger los datos personales de los ciudadanos de la UE y que entró en vigencia el 25 de mayo de ese mismo año con el objetivo de limitar y evitar los abusos de las empresas en sus prácticas diarias.

Esta normativa, al contrario de lo que algunas empresas o particulares suelen pensar, es de obligado cumplimiento para todos. Independientemente de su tamaño, ya que se aplica a todo tipo de entidades (desde autoridades públicas a pequeñas y medianas empresas) sin diferenciar si el tratamiento tiene lugar dentro de la Unión Europea o fuera, aplicándose siempre que afecte a ciudadanos europeos.

A pesar de ello, una mayoría de las pymes españolas sigue incumpliendo el Reglamento General de Protección de Datos, ya sea conscientemente o inconscientemente. Sin embargo, el desconocimiento no elude la responsabilidad, por lo que todas las compañías están en riesgo de ser multadas y sancionadas en caso de recibir una denuncia o que las autoridades competentes actúen por iniciativa propia. Sanciones que pueden superar el millón de euros, dependiendo del tamaño de la compañía.

El incumpliento se suele realizar en todo tipo de departamentos, aunque es en el Marketing Digital donde más faltas tiene lugar. Por ello y gracias a los consejos de Mailify, empresa de email marketing que utiliza inteligencia artificial para hacer plantillas a sus clientes, vamos a ver cuáles son los pasos a seguir para hacer una campaña de envío masivo de emails cumpliendo con la normativa vigente:

• Identificar al responsable de la actividad o de la empresa. Cuando una compañía o un particular recopila los datos de una persona debe ofrecer información detallada de quién es la persona que recoge esos datos o los datos fiscales de la compañía. Parece algo lógico pero la gran mayoría de los portales no incluyen esta información y carecen, incluso, de un apartado de “Aviso Legal”. Así que si entras en un portal donde no encuentres esta información desconfía.
• Para qué vas a utilizar los datos recopilados. La persona a la que le pides los datos debe conocer desde el principio cuál es el fin y para qué vas a utilizar sus datos personales. Los vas a utilizar para enviarle un email, para llamarle por teléfono, para enviarle una carta,... Debes detallarse desde el principio para no incumplir la normativa.
• Vas a compartir los datos. El responsable de una campaña de email marketing debe trabajar con los datos personales de una persona que antes de facilitarnos conozca si sus datos se van a compartir con terceros o van a ser gestionados por parte de terceros países u otras empresas.
• ¿Cuánto tiempo vas a tener los datos? Vas a tener los datos personales durante una semana, un año, durante la validez de una oferta publicitaria,... Informa, informa, informa…
• Vas a crear un patrón con los datos.  Hay que informar a los usuarios si la información recopilada va a ser usada para la creación de perfiles y/o patrones.
• El usuario debe dar su consentimiento expreso. La persona debe dar su consentimiento expreso a la hora de compartir sus datos personales. No sirve la omisión o el hacerlo de forma implícita. Los responsables de la gestión de los datos de las personas, en caso de una denuncia, tendrán que demostrar que este consentimiento ha sido obtenido de forma libre y explícita.

Cumplir con la normativa no es una tarea sencilla. Por ello, es importante contar con las herramientas que faciliten este cumplimiento de la legislación como es el caso de Malify, que facilita todo en sus plantillas para cumplir con la normativa vigente. Gracias a soluciones como la de esta compañía de email marketing, los responsables pueden actualizar el acuerdo de confidencialidad, los formularios de aceptación y los procedimientos de notificación de una forma muy sencilla.

En los últimos años,la Comisión de Protección de Datos ha constatado que cada año crece el número de denuncias por protección de datos en toda la Unión Europea.